Ihr Textertipp: Protokoll schreiben

Protokoll schreiben ist notwendig für Meetings. Denn es gibt einen schnellen Einblick in die Gesprächsinhalte: teilnehmenden und abwesenden Personen. Hier zeigen wir Ihnen Tipps für einen klaren Ablauf und eine übersichtliche Struktur: Damit Sie beim Protokoll schreiben Zeit sparen und das Wesentliche auf den Punktbringen.

Eine Aufgabe, die selten Jubel auslöst: das Schreiben von Protokollen. Aber dennoch wichtig ist. Denn erst das Protokoll macht das Meeting in der Rückschau für die beteiligten Personen zur Arbeitsvorlage.

Zeitgleich ist das Protokoll Gewähr dafür, dass das Team ein gemeinsames Verständnis für die Aufgaben entwickelt und To dos nachvollziehbar mit Arbeitsaufträgen verteilt werden. Ein Protokoll stellt Klarheit her und räumt Missverständnisse aus. Wenn also nach einem Meeting mehr Unklarheit wie Klarheit herrscht, liegt das häufig am Protokoll. Oder schlichtweg am Fehlen eines Protokolls.

Deshalb ist ein Protokoll sinnvoll und wichtig:

• Das Protokoll dient als Erinnerungsstütze.
   
• Es ist eine kompakte und übersichtliche Zusammenfassung von Meetings.
   
• Auch im Nachhinein sind Entscheidungen durch das Protokoll nachvollziehbar.
   
• Das Protokoll stellt die Informationen des Meetings auch Abwesenden zur Verfügung.
   
• Wer welche Aufgabe erhalten hat, wird im Protokoll ebenfalls verbindlich festgehalten.

Das Verlaufsprotokoll beschreibt den genauen Ablauf eines Prozesses bzw. einer Sitzung. Sie verfassen es chronologisch. Dabei notieren Sie Argumente, Gegenargumente und Redebeiträge in ihrer zeitlichen Reihenfolge. Das Verlaufsprotokoll dient somit vor allem der Übersicht über den Prozess der Entscheidungsfindung. Nutzen Sie die indirekte Rede, um Beiträge der Sprecher zu notieren. Dieser Protokolltyp bietet einige Vor- und Nachteile:

• Entschlüsse und der genaue Entscheidungsprozess sind klar nachvollziehbar.
• Die Meinungen sind den Personen zugeordnet. So vollziehen Sie später kinderleicht nach, wer zu welchem Zeitpunkt welches Argument brachte.
• Jedoch nimmt das Verlaufsprotokoll ausschweifende Maße an. Eine einzige Entscheidung zu treffen, erfordert häufig viele Redebeiträge. Diese sind in großem Teil hier notiert. Deshalb ist es schwieriger, die finalen Entscheidungen herauszufiltern.
• Das Verlaufsprotokoll ist unübersichtlich. Sie ordnen Beiträge nicht nach ihrer Thematik, sondern ihrer zeitlichen Reihenfolge. So sehen Sie teilweise nicht direkt, welche Argumente welche Aussagen entkräften.

Beim Wortprotokoll handelt es sich um eine Form des Verlaufsprotokolls. Dabei schreiben Sie wortgetreu genau das nieder, das in der Sitzung Thema ist. Heutzutage findet dieses Protokoll selten Gebrauch. Stattdessen zeichnen technische Geräte die Sitzung mit Ton und/oder Video auf. So ist der genaue Wortlaut gesichert.

Dieser ist wichtig vor allem bei politischen oder juristischen Veranstaltungen. Deshalb findet das Wortprotokoll beispielsweise im Bundestag noch häufig Verwendung. Zusätzlich zu den technischen Aufzeichnungen sind dort professionelle Stenografen am Werk. Diese notieren in Kurzschrift Wort für Wort, was die Redner sagen. Das schafft eine Alternative, wenn es zu technischen Störungen kommt.

Hier geht es um das Niederschreiben von Ergebnissen. Das Ergebnisprotokoll verschafft einen Überblick über getroffene Entscheidungen und Kernaussagen. Manchmal treffen die Anwesenden während einer Sitzung keine Entscheidungen. In diesem Fall notieren Sie die wichtigsten genannten Argumente und Gegenargumente des Themas.

Das Ergebnisprotokoll bauen Sie nicht zwangsläufig chronologisch auf. Es orientiert sich eher am logischen Verlauf des Gesprächs. Jemand fügt am Ende der Sitzung etwas zum ersten Thema hinzu? Ordnen Sie das Argument dem richtigen Themenblock zu. Die Redebeiträge ordnen Sie dabei nach Oberbegriffen. Schreiben Sie nur die wichtigsten auf. Auch das Ergebnisprotokoll bringt eigene Vor- und Nachteile mit sich:

• Es ist übersichtlich. Mit einem schnellen Blick sehen Sie alle wichtigen Entscheidungen oder Argumente.
• Außerdem kommt es nicht zu verwirrenden und ablenkenden Ausschweifungen. Es ist kompakt und gebündelt.
• Das Ergebnisprotokoll stellt jedoch lediglich Entscheidungen dar. Sie notieren nicht den gesamten Entscheidungsprozess. Dadurch sinkt die Nachvollziehbarkeit über die Entscheidungsfindung. Später erinnert sich kaum jemand mehr daran, wieso die Anwesenden eine Entscheidung trafen.
• Außerdem ist das Ergebnisprotokoll anfällig für Subjektivität. Welche Argumente wichtig sind, liegt im Auge des Betrachters. Sie entscheiden, welche Aussagen und Ergebnisse im Protokoll auftauchen.

Das Gedächtnisprotokoll ist eine besondere Art des Ergebnisprotokolls. Dieses Protokoll füllen Sie nach der Sitzung mit dem, was Ihnen im Gedächtnis geblieben ist. Der Protokolltyp ist sehr anfällig für Fehler und außerdem häufig ungenau. Sie vergessen Wichtiges oder fügen teilweise unbewusst etwas hinzu.

Das Seminarprotokoll bildet eine Mischform aus dem Verlaufs- und Ergebnisprotokoll. Es findet häufig im Bildungsbereich Anwendung, um den Lernstoff zu dokumentieren. Sie notieren hierbei nicht alles, was zum Ergebnis der Stunde führt. Das tun Sie in einem Verlaufsprotokoll. Jedoch handelt es sich auch nicht nur um ein Ergebnisprotokoll. Schließlich schreiben Sie auch nicht nur das Endergebnis nieder.

In einer Diskussion notieren Sie beispielsweise Argumente und eigene Erklärungen. Sie lassen aber weg, was Sie bereits wissen oder als falsch oder unwichtig erachten. Deshalb handelt es sich beim Stundenprotokoll um eine spezielle Sonderform des Protokolls.

Egal, welches Protokoll Sie verwenden, gibt es für jede Protokollart feste Bestandteile: 

• Getroffene Entscheidungen.
   
• Pläne über Bevorstehendes.
   
• Die Aufgabenverteilung mit verantwortlichen Personen.
   

Und wer schreibt das Protokoll? Diese Frage wird nicht zu Beginn des Meetings gestellt, sondern ist im Vorfeld bereits klar. Die oder der Protokollierende ist also mit der Aufgabe vertraut. So kann die protokollierende Person bereits vorab Vorbereitungen treffen: Mindestens den formalen Rahmen skizzieren, also Tagesordnungspunkte, die Namen der Anwesenden und das Datum des Meetings aufnehmen. Und sich zudem darauf vorbereiten mit Schreibunterlagen oder wer gerne digital protokolliert, mit Tablet oder Laptop.

Bestenfalls konzentriert sich die oder der Protokollierende rein auf das Schreiben des Protokolls. Damit ist sie oder er nicht für themenrelevante Felder verantwortlich, sondern rein dafür, dass am Ende des Meetings die wesentlichen Punkte übersichtlich, klar, verständlich und einfach erfassbar dargestellt werden.

Falsch: Alles sammeln, um dann später aus losen Gedanken etwas Handfestes zu machen. Ein Protokoll wird möglichst schnell nach der Gesprächsrunde an die dort anwesenden Personen verteilt. Nur so erhält das Protokoll Verbindlichkeit. 

Deshalb gilt: Protokolle zu schreiben endet nach dem Meeting. Bereits während des Gesprächs werden Ergebnisse zusammengefasst. Arbeit bleibt nur dann übrig, wenn die handschriftlichen Notizen abgetippt werden.

Wer beim Protokoll schreiben alles festhält, schießt über das Ziel hinaus. Es geht nicht ums Stenographieren, sondern ums Protokollieren. Konkret darum, den Gesprächsinhalt knapp und chronologisch zusammenzufassen. Deshalb sind Aufzählungspunkte, kurze Sätze und Stichpunkte in Ordnung und absolut erwünscht.

Je besser die Vorlage, desto besser, schneller und leichter lassen sich Protokolle schreiben. In ein Protokoll gehören: 
 

• Ort, Zeitpunkt, Dauer des Gesprächs.
• Beteiligte (anwesend, abwesend).
• Moderator, Protokollant.
• Verteiler.

Wer macht was bis wann? Das gehört unbedingt in das Protokoll mit hinein. Daran muss sich das Protokoll messen lassen. Wer Protokoll führt, tut dies zwar im Hintergrund, stellt aber Fragen. Wichtiger Bestandteil im Ergebnisprotokoll ist, welche Aufgabe an wen mit welcher Zielerwartung übertragen wird.

Wenn der protokollführenden Person etwas unklar ist, gilt: nachfragen! Denn das Protokoll dient der späteren Nachvollziehbarkeit des Meetings. Auch abwesende Personen müssen ohne vollständigen Wortlaut schnell ins Geschehen mit einbezogen werden. Für das Protokoll schreiben ist es wichtig, dass die relevanten Gesprächsinhalte sinngetreu notiert sind.

• Sachlichkeit: Wertende Adjektive sind in Protokollen unangebracht.
   
• Genauigkeit: Nutzen Sie keine umschweifenden und interpretierbaren Floskeln. Haben Sie etwas nicht verstanden, fragen Sie nach. Protokolle dienen dazu, später genau nachzuvollziehen, was im Meeting passiert ist. Falsche oder vage formulierte Aussagen sind fehl am Platz.
   
• Zeitform: Verfassen Sie das Protokoll im Präsens.
   
• Zitierregeln: Nur so ordnen Sie die Redebeiträge und Argumente den richtigen Menschen zu.
   
• Eigene Anmerkungen: Benötigen einige Modelle oder Begriffe zusätzliche Erklärungen, die niemand im Meeting nannte? Diese fügen Sie in Klammern hinzu. So ist klar, was nicht zum Protokollierten gehört, sondern von Ihnen stammt.