Beinahe täglich sind wir Teil von ihnen: Meetings. Rund ein Viertel der Arbeitszeit verbringen wir damit. Doch wer so viel Zeit aufwendet, erwartet klare Ergebnisse. Leider enden Meetings viel zu häufig ohne Greifbares, verlaufen weitgehend chaotisch und werden nicht konsequent geführt. Und das ist besonders dann für alle Beteiligten enttäuschend, wenn konkrete Erwartungen an das Meeting gestellt wurden: Zum Beispiel, neue Ideen zu finden, Konzepte zu entwickeln und Ziele festzulegen. Wie Sie nun Besprechungen zum Ideenmotor machen, lesen Sie in Ihrem Kreativtipp.

Ihr Meeting ist erst dann erfolgreich, wenn klar ist, worum es geht. Stecken Sie sich ein konkretes Ziel und arbeiten Sie im Meeting auf dieses Ziel hin. Soll eine Entscheidung getroffen werden, wollen Sie nur informieren, erst einmal Ideen sammeln oder geht es um konkrete Aufgaben, die Sie verteilen möchten? Bei der Entwicklung Ihres Ziels merken Sie auch ganz schnell, wer daran teilnehmen soll und ob das Meeting überhaupt nötig ist. Geht es zum Beispiel nur um eine Information, reicht eventuell eine kurze Mail an die entsprechende Abteilung. Mein Tipp: Laden Sie die Teilnehmer schriftlich ein und formulieren Sie das Ziel der Sitzung.

So können sich alle auf das Thema vorbereiten und wichtige Unterlagen gleich zusammenstellen. Außerdem hilfreich: Versenden Sie zusammen mit Ihrer Einladung eine Tagesordnung. Zu empfehlen ist die Ankündigung des Meetings eine Woche vorher. Der Grund: In den Köpfen der Teilnehmer entstehen bereits erste Ideen zum Thema. Das Gehirn wird sozusagen schon einmal auf Spur gebracht und kann jede Menge Einfälle und Informationen im Vorfeld der Sitzung sammeln.

Für die Einladung gilt: Nennen Sie ein Datum, bis wann Sie spätestens mit einer Rückantwort rechnen. Nur so können Sie sich auf die Teilnehmerzahl einstellen und andere "weiche Faktoren" kalkulieren. Wie zum Beispiel den Raum mit viel Tageslicht. In Arbeits-Meetings braucht jeder Teilnehmer mindestens 80 cm Tischfläche, damit jeder genügend Platz zum Arbeiten und Mitschreiben hat. Genauso wichtig wie ausreichend Platz zum Arbeiten ist auch, dass jeder Teilnehmer freien Blick auf Leinwand, Flip-Chart und Moderator des Meetings hat. Säulen und andere Blickfänger im Raum stören.

Stifte und Papier gehören auf jeden Arbeitsplatz. Genauso wie ausreichend Flüssigkeit. Denn das steigert Ihr eigenes Leistungspotenzial und das Ihrer Zuhörer. Wird per Flip-Chart, Overhead-Projektor oder Beamer gearbeitet oder präsentiert, muss auch dieses Zubehör im Raum bereitstehen. Bevor das Meeting beginnt! Müssen Sie erst noch alles organisieren oder zurechtstellen, entsteht bei Teilnehmern und bei Ihnen große Unruhe. Das muss nicht sein. Das vermeiden Sie mit vorausschauender Organisation.

Auch wichtig: Ein Notfallplan. Was passiert, wenn der Beamer ausfällt? Kopieren Sie sich zusätzlich einen Foliensatz für den Overhead-Projektor oder drucken Sie ein kleines Skript für die Teilnehmer. Speichern Sie Ihre Präsentation neben der Festplatte auch auf CD oder einem USB-Stick. So sind Sie für plötzliche Zwischenfälle gerüstet.

Ein Meeting ist nur so gut wie sein Moderator. Er lenkt die Sitzung und achtet darauf, dass sich alle an die Spielregeln halten. Sie dienen als Schutzraum für die Gehirne der Teilnehmer, damit sie ihre volle Fähigkeit entfalten. Wenn Sie Kreativitätstechniken wie Brainstorming nutzen, gibt es eine eiserne Regel: Der Moderator gehört selbst nicht zum Team. Er steht außen vor, ist nicht kreativ und bringt selbst keine Ideen ein. Hier zählt natürlich auch die Persönlichkeit. Absolute "Kreativitäts-Bremser" sind der unsichere Moderator, der Alleinunterhalter, der Ungeduldige, der Kreative oder der Beleidigte. Der Moderator muss persönliche Befindlichkeiten abschalten, immer objektiv bleiben und stets unaufdringlich im Hintergrund bleiben. Werden Sie als Moderator aber rechtzeitig aktiv, wenn jemand unsachlich wird. Stoppen Sie Vielredner, ergreifen Sie die Initiative, sobald sich die Gruppe an einem Thema "festbeißt" und stoßen Sie Diskussionen an – ohne selbst eine Meinung zu vertreten.

Der Tipp: Auch wenn Sie keine Kreativitätssitzung abhalten, sollte klar sein, wer die Einhaltung von Spielregeln überwacht und wie ein Moderator aktiv wird.

Killerphrasen sind Aussagen, die jedes Meeting und jede Ideenfindung zum Scheitern verurteilen. Stellen Sie sich vor, Sie suchen eine neue Idee für Ihr nächstes Kundenmailing. Und während der Sitzung fallen immer wieder Aussagen wie "Das haben wir ja noch nie so gemacht", "Das haben wir doch schon vor zwei Jahren so gemacht", "Das bringt doch sowieso nichts", "Das ist zu teuer", "Das lässt sich doch nie realisieren". Dieses Meeting gerät garantiert ins Stocken. Hier entwickelt niemand mehr kreative Ideen. Schalten Sie diese Killerphrasen von vornherein aus. Als Moderator müssen Sie hier sofort eingreifen und gleich zu Beginn klarstellen: Killerphrasen sind nicht erlaubt.

Noch mehr über Moderationshilfen und Kreativitätstechniken, die einfach in jedes Meeting gehören, lernen Sie in meinem Seminar. Es heißt Kreativitätstechniken I und II. Hier zeige ich Ihnen, wie Sie berufliche oder alltägliche Herausforderungen ganz einfach meistern, viele neue Ideen finden, die richtigen auswählen und dann zielgerichtet umsetzen.

Mit den besten Grüßen aus Augsburg

Ihre Claudia Bayerl

Kreativitätstechniken I und II

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