Mit Mind-Mapping Chaos am Arbeitsplatz vermeiden

Sich durch Papierstapel zu wühlen kostet viel Zeit und Kraft. Das Frustrierende daran: Ganz oft finden wir auf die Schnelle nicht das, wonach wir suchen. Und irgendwann verlieren wir die Übersicht. Dabei heißt es so oft: Wie ein Arbeitsplatz aussieht, so ist auch die Arbeitsweise des betreffenden Mitarbeiters. Chaos in der Arbeitsstruktur wird nicht gerne gesehen.

Umfragen zufolge legen zwar 70 Prozent der Büromitarbeiter in Deutschland viel Wert auf Ordnung. Doch der Großteil weiß nicht, wie’s geht. Ein Viertel bezeichnet sich gar als "latente Chaoten". Für jene gibt es mittlerweile bereits Profi-Ratgeber: sogenannte Clean-Desk-Berater. Dabei können Sie ganz einfach selbst Licht ins Dunkel bringen ...

Der Erfinder des Mind-Mappings – Tony Buzan – hat’s gewusst: Unsere beiden Gehirnhälften haben unterschiedliche Aufgaben. Die linke Gehirnhälfte ist u. a. für rationales Denken, Logik und Sprache zuständig. Der rechte Teil sorgt für Phantasie, Farbe und Rhythmus.

Wenn wir denken, bilden wir im Gehirn ständig neue Assoziationen und Strukturen, die miteinander verbunden sind. Im Klartext: Unser Gehirn ist ein wahres Netzwerk an Informationen. Das Mind-Mapping nutzt dabei die Kapazitäten beider Gehirnhälften. Es hierarchisiert und strukturiert. Doch vor allem tut es eines: Es lässt frische Ideen sprudeln.

Wer am Abend oder gleich am Morgen kurz in sich geht und den Tag plant, hat mehr davon. Und kann die anfallenden Aufgaben in sinnvolle Einheiten teilen. Vor allem soll die Mind-Map verhindern, dass durcheinander gearbeitet wird: nämlich dass von Projekt A zu Projekt B und wieder zurückgesprungen wird.

Es reicht, wenn Sie sich fünf Minuten Zeit nehmen und alle anfallenden Aufgaben per Mind-Mapping festhalten. Das geht ganz einfach: In die Blattmitte schreiben Sie das Schlüsselwort, hier also zum Beispiel Tag und Datum. Ringsherum verteilen Sie dann Ihre Aufgaben, die Sie zunächst nach übergeordneten Themen sortieren. Stehen zum Beispiel viele (Kunden-)Telefonate an, schreiben Sie im ersten Schritt nicht sämtliche Namen und Telefonnnummern in die Mind-Map. Hier steht nur: „Telefonieren“. Der nächste Ast nimmt dann die Namen auf, damit Sie auch an alle denken. So geht’s dann weiter, bis Ihre Tages-Mind-Map vor Ihnen liegt.

Für den Arbeitsablauf heißt das: Alle zu erledigenden Aufgaben in Ihrer Mind-Map erfassen Sie als Schlüsselwörter. Sie werden feststellen: Zu jedem neuen Begriff fallen Ihnen auf diese Weise viele Unterpunkte ein. Punkte, die Sie sonst vielleicht vergessen hätten.

Ein Tipp: Verwenden Sie Farben. Der Vorteil: Ihre Mind-Map wirkt damit übersichtlicher. Gleichzeitig regen Sie damit die rechte Gehirnhälfte an. Wenn Sie Punkte erledigt haben: Einfach durchstreichen. Natürlich gibt es Menschen, die per Mind-Map gleich ihre gesamte Arbeitswoche planen. Weil die Mind-Map dann sehr schnell sehr groß wird, eignen sich dazu auch Software-Lösungen. Denn wird später etwas hinzugefügt, bleibt die klare Struktur erhalten.

Tipp 1: Misten Sie aus. Räumen Sie alles leer – Tisch, Schubladen, Regale. Prüfen Sie: Was ist alles vorhanden? Und brauche ich das überhaupt noch?

Tipp 2: Durchforsten Sie Ihre Stapel. Es gilt: Aussortieren, aussortieren, aussortieren. Und ab damit in den Müll. Fragen Sie sich: Was könnte ich delegieren? Welche Aufgabe ist dringend? Was kann ich eher zurückstellen?

Tipp 3: Schaffen Sie sich ein "Themenrevier" am Arbeitsplatz. Teilen Sie sich sogenannte Themenfelder auf Ihrem Schreibtisch ein. Telefon – Stift – Notizblock wäre eines. Hefter – Locher ein anderes. Sie können dabei frei variieren. Wichtig: Berücksichtigen Sie, was Sie wirklich täglich brauchen. Ein Handbuch über Ihren Drucker gehört z. B. ins Regal - und nicht auf den Schreibtisch.

Tipp 4: Nutzen Sie Hilfsmittel. Ablage-Körbchen helfen, das Bürochaos in den Griff zu bekommen. Mögliche Beschriftungen für Ihre Körbchen: "neu" – "laufend" – "erledigt". Tipp: Wichtiges schreiben Sie in Ihre Mind-Map, zum Beispiel Abgabe-Termine oder Produktions- und Versandzeitpunkte Ihres nächsten Mailings.

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Mit den besten Grüßen aus Augsburg

Ihre Claudia Bayerl

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