Ihr Kreativtipp: Richtig gute Protokolle schreiben

Ein Protokoll ist eine schriftliche Zusammenfassung von Gesprächen, Abstimmungen, Besprechungen oder Experimenten. Es dient Anwesenden als Gedächtnisstütze und ermöglicht Abwesenden, die Ergebnisse zu einem späteren Zeitpunkt nachzulesen.

Bevor eine Gruppenbesprechung stattfindet, ist es wichtig zu bestimmen, wer als Protokollant fungieren wird - die Person, die für die Dokumentation der Besprechung zuständig ist. Falls du für diese Aufgabe ausgewählt wurdest, ist es ratsam, sich gründlich darauf vorzubereiten. Klarheit über die Erwartungen und Ziele zu erlangen ist essenziell. Darüber hinaus ist es hilfreich zu überlegen, ob du das Protokoll manuell auf Papier oder am Computer verfassen möchtest.

Aus der Praxis wissen Sie: Protokolle sind häufig alles andere als hilfreich. Sie sind mit Informationen überladen und haben viel zu oft den Anspruch, möglichst exakt den Diskussionsablauf wiederzugeben. Hin und wieder driften sie dabei sprachlich ins Reich der Erlebnisromane ab, manchmal erinnern sie an komplizierte wissenschaftliche Abhandlungen.

Eigentlich sollte ein Protokoll aber Ergebnisse und Entscheidungen der Besprechung zusammenfassen. Und sich dabei auf das Wesentliche beschränken.

• Das Mind-Mapping: Protokollieren einmal anders gedacht.
• Das Ergebnis-Protokoll: 3 ganz konkrete Tipps.

Bei dieser Methode werden die Hauptthemen, Diskussionen oder Schlüsselbegriffe in einer zentralen Position - oft als "Stamm" oder "Kern" - platziert. Von diesem zentralen Punkt aus werden weitere "Äste" oder "Zweige" erstellt, um Unterthemen oder spezifische Informationen zu repräsentieren. Jeder Zweig kann dann weiter verzweigt werden, um mehr Details oder assoziierte Ideen hinzuzufügen. In diesem visuellen Format werden Informationen in Form von Stichworten, Schlüsselbegriffen oder kurzen Phrasen dargestellt, anstatt ausführliche Sätze oder Absätze zu verwenden.

Beim Protokollieren mit Mind-Mapping teilen Sie das Hauptthema der Besprechung in kleinere Unterthemen. Andere Möglichkeit, wenn es mehrere Besprechungsthemen gibt: Sie gliedern Ihr Mind-Map nach den Themenpunkten und schreiben alles auf, was während der Sitzung zu den Themen gesagt wurde.

Stellen Sie sich Ihre Mind-Map als Baum vor. Ihr Hauptthema steht in der Mitte eines großen Blattes. Das ist der Stamm. Jedes weitere Unterthema wird nun als "Ast" angefügt. Halten Sie alles fest, was Ihnen und Ihrem Team dazu einfällt. Verwenden Sie jedoch nur Schlagworte, keine ganzen Sätze.

Ihre Mind-Map verzweigt immer weiter. Sie wirkt in der Draufsicht schließlich wie ein Blick auf einen Baum von oben.

Der Vorteil beim Mind-Mapping: Sie arbeiten in Stichwörtern und verlieren sich nicht in Details. So haben Sie alle Themen und Termine auf einen Blick festgehalten. Und wenn während der Besprechung zwischen Themen gesprungen wird: kein Problem. Jeder Ast Ihrer Map kann beliebig erweitert und ergänzt werden.

Ein Beispiel aus dem eigenen Unternehmen zeigt, wie ein Protokoll in Form eines Mind-Maps aussehen kann. In der Besprechung ging es um ein neues Produkt, das Sie ab sofort bei der Textakademie erhalten: Power-Training Text. Es handelt sich dabei um ein Wissens-Abo, das Ihnen monatlich neuen Input in Sachen Text liefert. Zusätzlich gibt es einen Zugang zu einem wertvollen Archiv voller Textertipps und nützlicher Links – ganz einfach im Starter-Abo für 19,90 € monatlich. Hier sehen Sie die Mind-Map, die übersichtlich alle besprochenen Punkte dazu zusammenfasst.

Wichtig: Mind-Mapping braucht etwas Übung. Am Anfang werden Ihnen die Maps unübersichtlich und vielleicht sogar wirr vorkommen. Einfach ein paar Mal anwenden und schon hat sich Ihr Auge an diese Arbeitsweise gewöhnt.

Das Mind-Mapping-Protokoll eignet sich besonders gut, wenn Ideen gesammelt werden. Beachten Sie bitte, dass es aber für Personen, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben, zu wenig Informationen liefert. Ein Außenstehender könnte die gesamten Zusammenhänge nicht erkennen. Daher lernen Sie im zweiten Teil noch eine weitere Technik kennen: das Ergebnis-Protokoll.

Tipp 1: Zielgruppe – für wen schreiben Sie dieses Protokoll?

Bevor Sie überhaupt mit dem Schreiben starten, sollten Sie eines vorab tun: Machen Sie sich klar, ob Ihr Protokoll nur für die anwesenden Teilnehmer der Sitzung gedacht ist. Oder ob es auch Außenstehende lesen und verstehen sollen. Bei einem Protokoll nur für Teilnehmer reichen oft Stichpunkte aus. Hier dient das Protokoll vor allem als Gedächtnisstütze. Hintergründe und Ausführungen über vorhergegangene Besprechungen sind unwichtig.

Falls das Protokoll auch von anderen Abteilungen gelesen wird: Schreiben Sie eine kurze Einleitung bzw. Projektbeschreibung – 3 bis 4 Sätze reichen aus. "Keine Romane" lautet die Devise. Die Ergebnisse sollten Sie dabei besonders hervorheben – zum Beispiel durch Bulletpoints, Fettdruck etc.

Tipp 2: Was Ihr Protokoll auf jeden Fall enthalten muss

• Titel und Art der Besprechung (z. B. Konferenz, wöchentliches Meeting, …)

• Ort und Datum

• Beginn und Ende der Besprechung

• Anwesende und eingeladene, aber abwesende Personen

• Leiter der Besprechung

• Thema oder Anlass der Besprechung

• Tagesordnungspunkte

• Ergebnisse (Abstimmungsergebnisse bei Beschlüssen etc.)

• Termine für Folgebesprechungen

• Unterschrift des Protokollführers und Unterschrift des Besprechungs-Leiters

Tipp 3: Während der Sitzung – so protokollieren Sie einfacher

Hören Sie den Teilnehmern von der ersten Minute an aufmerksam zu und sparen Sie bei Ihren Notizen nicht mit Papier. Verwenden Sie ruhig für jedes Thema ein gesondertes Blatt. Das macht es einfacher, Sinneinheiten und Gliederungspunkte zu finden und etwas anzufügen, falls während der Sitzung zwischen den Themen und Ideen gesprungen wird. Aber Vorsicht: Nummerieren Sie die Blätter, nicht dass es zu einem großen Durcheinander kommt.

Beachten Sie dabei: Schreiben Sie generell nicht in ganzen Sätzen mit. Stichpunkte und Schlagworte reichen bei einem Ergebnisprotokoll. Für ausführlichere Protokolle empfiehlt es sich, ein Diktiergerät mitlaufen zu lassen. Verwenden Sie außerdem Abkürzungen. Das geht wesentlich schneller. Aber: Arbeiten Sie sauber, schließlich sollen Sie später auch noch wissen, was sich hinter Ihren Abkürzungen verbirgt. Die Endfassung des Protokolls schreiben Sie am besten noch am gleichen Tag nieder. So ist das Gesagte noch frisch im Gedächtnis und es fällt Ihnen leichter, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.

Zum Vergleich haben wir hier die Besprechung zum Power-Training auch als Ergebnis-Protokoll festgehalten. Was sofort auffällt: Das schriftliche Ergebnis-Protokoll ist weniger strukturiert. Hier sind z.B. Themenpunkte, die die Homepage betreffen, nicht zusammengefasst. Es gibt keine Oberthemen und die Liste geht weniger in die Tiefe. Während Sie beim Mind Mapping schnell Oberbegriffe formulieren und dadurch sofort eine Struktur erhalten, reiht das Ergebnis-Protokoll das Besprochene unsortiert aneinander.

Wenn Sie beim nächsten Mal ein Protokoll anfertigen, überlegen Sie, ob nicht auch ein Mind-Mapping sinnvoll ist. Der absolute Pluspunkt: Sie erhalten schnell und übersichtlich eine Zusammenfassung und arbeiten gehirngerecht. So erhalten Sie zu jedem Thema noch mehr Ideen. Wer aber auch für Außenstehende oder den Vorstand protokolliert, ist mit einem klassischen Ergebnis-Protokoll besser beraten.

Wie Sie im nächsten Meeting den kreativen Output steigern, erfahren Sie im 100-Ideen-Seminar Kreativitätstechniken I und II. Hier zeige ich Ihnen, wie Sie bestehende Konzepte und Abläufe in Ihrem Unternehmen kritisch prüfen. Und was Sie mit der Technik des Mind-Mappings noch alles erreichen können. Klares Ziel dabei: Ihre Projekte und Produkte auf Erfolg zu trimmen.