Betreff und Absender in E-Mails

Der erste Schritt zu einer guten E-Mail, die auch gelesen wird: der Betreff. Hier sollten - ähnlich wie in der Titelzeile einer Zeitung - die wichtigsten Fakten den Leser erreichen. Nehmen Sie sich die Zeit und formulieren Sie einen klaren, dennoch kurzen Betreff. Er soll den Empfänger auf den Inhalt neugierig machen und in die Mail "hineinziehen". Wer den Betreff mit einem eindeutigen Absender ergänzt, erhöht die Chance um ein Vielfaches, gelesen zu werden. Der Grund: Ähnlich wie beim Vorgänger der elektronischen Post - dem Brief - sucht das Auge den Absender und will wissen, wer schreibt. Bei unbekannten Absendern wird die E-Mail häufig in den Papierkorb geschoben - auch aus Angst vor unerwünschten Viren. Deshalb lohnt es sich, einen aussagekräftigen Absender zu wählen: Die konkrete Person und/oder die konkrete Firma (max.mustermann@firma.de oder mustermann@firma.de), oder einen eindeutigen Klarnamen, hinter dem man die E-Mail-Adresse "versteckt" (im Fall unseres Newsletters könnte es z.B. "Ihr Textertipp" sein). Der Absender muss konkret kenntlich sein und darf sich nicht hinter kryptischen Kürzeln wie tobias2345@yahoo.com verbergen. Denn die landen mit Sicherheit im Spamfilter, wenn er denn existiert.

Auch wichtig: Lassen Sie den Leser nicht spekulieren, ob sich hinter dem Absender "M. Muster" ein Max oder eine Marta Muster versteckt. Der Empfänger sollte schon beim Öffnen der Mail sehen, mit wem er kommuniziert: Entweder mit Herr, Frau oder der Firma Müller. Das sieht er, wenn entweder der Name schon im Absender oder spätestens in der Signatur ausgeschrieben wird.

Auch in der Mail gilt: Halten Sie sich an die Uralt-Schreibregel und bekämpfen Sie den "Aküfi" (steht ausgeschrieben für Abkürzungsfimmel) - besonders in der Anrede. Denn hin und wieder springt einen beim Öffnen einer Mail ein "S. g. D. u. H." entgegen und soll für "Sehr geehrte Damen und Herren" stehen. Nun verbindet die E-mail die Unmittelbarkeit eines Telefonats mit den Vorzügen der Schriftlichkeit. Doch S.g.D.u.H. ist unhöflich und "gestottert". Gesprochen wie geschrieben. Die persönliche Anrede - also eine kurze Begrüßungsfloskel und der Name des Empfängers - ist einfach ein Gebot der Höflichkeit. Und die Sekunde, die Sie brauchen, um ein "sehr geehrter Herr Müller", "guten Tag, Frau Schmidt" oder "lieber Thomas" hinzuschreiben sollten Sie in das schriftliche Gespräch investieren.

Mail-Empfänger sollten grundsätzlich mit "Sie" angesprochen werden, auch wenn das Internet ein freundliches Duzen eher verzeiht als die strenge Briefetikette. Mail-Autoren fassen sich kurz und orientieren sich an den Fakten. Lange Texte ermüden. Wenn die Mail dennoch länger wird, gilt die alte Regel: "Das Wichtigste zuerst." Denn mit einem Mail-Empfänger ist es wie mit jedem Leser. Wer sich nicht informiert fühlt, langweilt sich und hört auf zu lesen. Auch umständliche Satzkonstruktionen und viele Wortmonster strapazieren den Leser unnötig.

Was sich bei E-Mails nicht alles machen lässt: Ein schöner farbiger Hintergrund, eine verschnörkelte Schrift ... Die Möglichkeiten, eine Mail zu gestalten, sind vielfältig. HTML macht's möglich. Bei geschäftlichen E-Mails, die Sie persönlich versenden, verzichten Sie lieber darauf! Kein Mensch braucht Logos, knallbunte Hintergründe oder eingescannte Unterschriften in kurzen Mitteilungen. Ganz anders sieht es bei Werbemails aus: Die werden deutlich besser gelesen und geklickt, wenn sie grafisch gestaltet sind - das ist durch viele Tests bewiesen. Aber Sie sollten unbedingt darauf achten, dass Ihre grafische Mail professionell und eher etwas konservativer als zu poppig gestaltet ist. Sonst leiten Sie den Mauszeiger des erschreckten Lesers rasend schnell auf den Lösch-Button. Seien Sie ähnlich vorsichtig mit der Rechtschreibung: Eine E-Mail, welche die orthographischen Regeln nicht einhält, vermittelt ein negatives Bild vom Absender, dem mangelnde Sorgfalt, Unzuverlässigkeit und fehlende Kompetenz unterstellt werden. Fazit: So etwas wandert schnell in den Papierkorb. Auch Mails, die entweder vollständig in kleinbuchstaben oder deren Inhalte GROSSGESCHRIEBEN WERDEN, irritieren Auge und Empfinden des Lesers.

Die meisten E-Mail-Programme kennen eine automatische Signatur. Einmal entworfen, setzt das Programm von ganz alleine nötige Kontaktdaten an das Ende der E-Mail. Unbedingt dabei sein sollten eine nette Grußformel "Mit den besten Grüßen" u. Ä., der vollständige Name des Absenders (Vor- und Nachname), die Position im Unternehmen, Telefonnummer, Faxnummer, Büroanschrift. Hier gilt: Weniger ist mehr. Überfordern Sie den Leser nicht mit unnötigen Zusatzinfos wie der Privatanschrift, Lebensmotto, Sternzeichen, Lieblingszitat … Machen Sie es dem Empfänger so einfach wie möglich, mit Ihnen in Kontakt zu treten, und beschränken Sie sich auf das Wesentliche.

... im Fachjargon Disclaimer genannt. Er weist auf die Vertraulichkeit des Inhalts hin. Fakt ist: Häufig macht er den größten Teil des elektronischen Postverkehrs aus. Ein Beispiel für ein besonders "gelungenes" Exemplar:

Der Inhalt dieser E-Mail ist vertraulich und ausschließlich für den bezeichneten Adressaten bestimmt. Wenn Sie nicht der vorgesehene Adressat dieser E-Mail oder dessen Vertreter sein sollten, so beachten Sie bitte, dass der Inhalt urheberrechtlich geschützt ist und dass jede Form der Kenntnisnahme, Veröffentlichung, Vervielfältigung oder Weitergabe des Inhalts dieser E-Mail unzulässig und ggf. strafbar ist. Wir bitten Sie, sich in diesem Fall umgehend mit dem Absender der E-Mail in Verbindung zu setzen. Der Inhalt der E-Mail ist nur rechtsverbindlich, wenn er unsererseits durch einen unterzeichneten Brief gleich lautend bestätigt wird.

"Monster" wie diese sollen zwar vertrauliche Inhalte schützen. Wer aber wirklich vertrauliche Informationen zu verschicken hat, wählt andere Wege. Der einzige Grund, diese Gewohnheit aufrechtzuerhalten, sind juristische Gründe, zum Beipiel um sich aus der Haftung zu bringen. Fraglich ist aber ob eine einfach E-Mail die anfragt: "Wie war der Rest des Abends? Habe Dich nicht mehr gesehen, wollte mich noch mal melden" einen Disclaimer nötig hat.

Eine leserfreundliche Formatierung ist oberstes Gebot: Dazu gehören augenfreundliche Schriften und klare Absätze. Denken Sie daran, dass Zeilen mit 200 Zeichen wenig komfortabel zu lesen sind. Für das Auge angenehm sind etwa 70 Zeichen (inklusive Leerzeichen). Lesbarkeit, leicht verständliche Sätze, ein Mindestmaß an Höflichkeit und nichts, was blinkt und grell ist, sind die Grundgebote einer guten E-Mail. Hin und wieder einen Absatz zu setzen trägt entscheidend zum Lesekomfort und zur besseren Verständlichkeit bei. Ein eindeutiger Betreff, ein Schriftbild mit ausgeschriebenen Wörtern, ein klarer Absender und ein deutlich formuliertes Anliegen erhöhen die Chance um ein Vielfaches, ernst genommen und gelesen zu werden.

Hier sind die wichtigsten Punkte noch einmal für Sie zusammengefasst:

• Verwenden Sie konkrete E-Mail-Adressen: So erkennt man sofort den wahren Absender und vermeidet Spam.
• Bleiben Sie höflich: Lieber ein Sie zu viel, als ein Kunde weniger.
• Achten Sie auf Rechtschreibung und Zeichensetzung.
• Lieber konservativer Stil in der Darstellung als ein knallig-poppiger Auftritt, der nervt und irritiert.
• Nennen Sie Ihre vollständigen Kontaktdaten am Ende der E-Mail.

Da die E-Mail selten Rückschlüsse auf die Herkunft des Schreibers zulässt, kann hinter dem Namen im Abschluss auch der Wohnort bzw. Sitz des Unternehmens genannt werden. Grüßen Sie also auch einmal aus dem sonnigen München oder aus der verschneiten Schweiz.