E-Mail-Newsletter

Ist im Text des E-Mail-Newsletter alles anders? Ja und nein! Der Text gewinnt zusätzliche Dimensionen, bietet viele Kombinations-Möglichkeiten und folgt doch klaren Regeln. Als Texter haben Sie es plötzlich mit Editorials, Teasern und Spam-Filtern zu tun. Auch in den Texterseminaren sorgen diese Details für Fragen. Deshalb lesen Sie heute die häufigsten Fragen und Antworten zum Thema E-Mail-Newsletter.

Die Antwort ist eindeutig: Ja! Alle Texter-Regeln für den Werbebrief gelten grundsätzlich für Ihren Newsletter: Kundennutzen und Wichtiges müssen sofort erkennbar sein. Einfache, klare Sätze, kurze Absätze und eine klare Struktur sorgen für Verständlichkeit. Und per Direktansprache führen Sie Ihre Leser zum nächsten Klick. 

Ihr E-Mail-Newsletter braucht folgende Bestandteile:

• Editorial bzw. persönliche Hinführung,

• bei längeren Newslettern ein mit den jeweiligen Themenpunkten verlinktes Inhaltsverzeichnis,

• kurze Texte zu den jeweiligen Themen, die als Teaser (Anreißer) Spannung aufbauen und zum

  nächsten Klick motivieren,

• am Schluss brauchen Sie Impressum und Abmeldehinweis.

Geben Sie sich deutlich als Absender zu erkennen. Schließlich soll der Empfänger wissen, wer mit ihm kommuniziert. Ein „noreply23@yahoo.de“ ist da wenig hilfreich und scheitert als Buchstaben-Zahlen-Kombination oft bereits am Spam-Filter. Besser sind „newsletter@firma.de“,

„name@firma.de“ oder der Klarname des Absenders „Hans Peter Müller“. Verwendet ein Unternehmen den Klarnamen (z.B. des Geschäftsführers), sollte am Anfang des Newsletters sofort erkennbar sein, welche Firma schreibt.

Hier gilt das Gleiche wie für die Headline des Werbebriefes: Kurz, klar und zielgruppenorientiert sollte sie sein. Eine typische Headline motiviert zum Lesen und führt in den Text hinein. Immer gut, wenn schon in der Headline ein Vorteil steckt. Der Adressat soll wissen, warum es sich lohnt, gerade diesen Newsletter zu öffnen. Beispiele: DM Newsmail: Klare Texte kommen besser an …

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Ein Betreff wie „Newsletter der Firma X“ ist weit weniger stark. Wenn schon neutral, orientieren Sie sich z.B. mit „Text-Newsletter Nr. 07/2006“ an Verlagspublikationen. Hier signalisieren Sie durch (fortlaufende) Nummerierung noch Aktualität.

Achtung vor dem Spam-Filter! Ist die Betreffzeile zu werbend, kann Ihre Mail ungelesen im Netz des Spam-Filters hängen bleiben. Auf der Liste der „verbotenen“ Wörter in der Betreffzeile stehen in Firmen oft „gratis“, „kostenlos“, „Gewinn“, „Geschenk“ usw. Auch Zahlen, Sonderzeichen wie : ! ? „ oder GROSSBUCHSTABEN gehören nicht in die Betreffzeile. Das macht Ihre Mail für Spam-Filter „verdächtig“.

Ja! Eine direkte Anrede und einige einführende Zeilen machen den Newsletter persönlich und informieren den Leser, was ihn erwartet. Sie machen neugierig und führen zum eigentlichen Inhalt. Und das kann dann vielleicht so aussehen: „Sehr geehrter Herr Müller, Ihr heutiger Newsletter zeigt Ihnen alles Wissenswerte über …“. Für den Einstieg in den Newsletter genügen oft schon zwei bis drei Sätze. Newsletter, die sehr viel Wert auf diese persönliche Führung des Lesers legen, leisten sich hier schon einmal 2 bis 3 Absätze. Doch egal welche Länge: Bieten Sie immer konkrete Informationen ohne langes Blabla!

Hier gilt: Weniger ist mehr! Drei bis fünf Themenschwerpunkte sind absolut ausreichend. Gestalten Sie Ihre Beiträge so, dass ein kurzer Teaser bei einem weiterführenden Link endet. So haben Ihre Leser freie Wahl bei der Lektüre und müssen sich nicht durch lange Textpassagen auf der Suche nach Interessantem kämpfen. Eine einfache, übersichtliche und knappe Headline-Text-Struktur zeigt, dass die Inhalte einfach zu lesen sind.

Hier ist der Newsletter als „elektronischer Brief“ dem herkömmlichen Brief sehr ähnlich. Das bedeutet: Die Anrede ist persönlich. Das gilt sowohl für das Editorial (Sehr geehrter Herr … / Sehr geehrte Frau …) als auch für den Fließtext (Ihr, Sie, Ihnen). Die Alternative: Anreden, die sich an den Interessen oder dem „Status“ des Angeschriebenen orientieren. Zum Beispiel: „Liebe Krimileser“ oder „Liebe Besucher der Trendtage 2007“, „Liebe Leser“.

Wer seine Kunden direkt anspricht, unterschreibt auch am besten persönlich. Entweder in PC-Schrift mit Vorname und Name oder – noch persönlicher – per eingescannter Handschrift. Ganz wichtig: Die Unterschrift enthält leserlich Vor- und Nachname.

Ja, auch für Newsletter gilt die so genannte Kennzeichnungs-Pflicht. Gemäß dem Teledienste-Gesetz müssen Sie in irgendeiner Form Ihre Kontaktdaten im Newsletter angeben. Das Mindeste ist ein Link auf das Impressum Ihrer Website. Viel besser ist es aber, die kompletten Daten mit Firmenname, Postadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Link auf die Website anzugeben.

Abgesehen von der rechtlichen Seite ist ein Impressum auch aus einem ganz anderen Grund zu empfehlen: Sie sind für Ihren Empfänger schnell, leicht und auf mehreren Wegen erreichbar.

Der Hinweis auf eine mögliche Kündigung des Newsletters ist Pflicht. Mit einem freundlichen Text am Ende der Mail informieren Sie den Leser, dass er den Newsletter jederzeit abbestellen kann. Die Kündigung soll für den Leser möglichst bequem sein. Komplizierte Abmeldeverfahren verärgern den Leser.

Ein einfacher Abmelde-Link kann dann so aussehen: „Wenn Sie keine aktuellen Informationen von xyz wünschen, klicken Sie bitte hier.“ Sorgen Sie außerdem für eine kurze Bestätigung. Lassen Sie den Kündiger wissen, dass die Kündigung eingegangen ist, und vor allem, dass er sich jederzeit wieder anmelden kann.

Nein, ein weißer Hintergrund ist kein Muss. Maßvoll eingesetzt sind Farben durchaus erlaubt. Ein wichtiger Tipp: Der Kontrast zwischen Hintergrund und Schrift muss groß genug sein. Verwenden Sie schwarze Schriften auf hellem Hintergrund und nicht weiße Schriften auf schwarzen oder dunklen Hintergründen. Die so genannte Negativschrift strengt die Augen beim Lesen auf dem Bildschirm zusätzlich an. Alternative zum Hintergrund in Unternehmensfarben: Vielleicht kommen Ihre Farben besser als kleinere grafische Elemente zur Geltung. Zum Beispiel in den Überschriften, als feine Linien an den Rändern usw.

Zu Wochenbeginn und zum Wochenausklang (sprich Montag und Freitag) ist eine Aussendung nicht zu empfehlen. Zu oft wird Montag früh die große Flut der Wochenend-E-Mails aussortiert. Und aus Versehen erwischt es auch Ihre Mitteilung. Deshalb sollte Ihr E-Mail-Newsletter am besten unter der Woche zwischen Dienstag und Donnerstag im Büro des Empfängers eintreffen.

Halten Sie eine klare Struktur ein, in der sich Ihre Leser zurechtfinden, und bieten Sie konkreten Nutzen. Dann freuen sich die Empfänger über Ihre elektronische Post.

Noch mehr Antworten rund um den Text hören Sie in meinen Texterseminaren oder lesen Sie in meinen Büchern.

Für heute wünsche ich Ihnen wieder viel Erfolg bei der Umsetzung, viele neue Ideen und viel Freude beim Schreiben!